Il sogno infranto delle Subscription: puoi davvero cambiare quando vuoi?

Per anni, diversi software vendor hanno sostenuto che utilizzare applicazioni con il modello delle sottoscrizioni (subscription) rendesse gli utilizzatori liberi di cambiare il fornitore e l'applicazione in qualunque momento, qualora il cliente non fosse soddisfatto oppure l'applicazione scelta non fosse più "best-of-breed", ovvero la migliore opzione disponibile sul mercato.

Il maggiore costo di una licenza in modalità subscription rispetto all'acquisto di una licenza perpetua era giustificato proprio da questa garanzia di maggiore flessibilità, in termini di minori vincoli contrattuali e conseguente rapidità di sostituzione. Costa di più, ma cambio quando voglio. Ma è veramente così?

Flessibilità e best-of-breed: il grande vantaggio del modello a subscription

La subscription deve la sua grande popolarità a un fatto piuttosto semplice: questa modalità restituisce alle aziende potere contrattuale e, soprattutto, flessibilità - elementi che con i sistemi on-premise erano andati persi, ma che risultano essenziali per qualsiasi business che voglia restare competitivo in mercati sempre più dinamici e imprevedibili.

In un mondo dove aziende e applicazioni evolvono in maniera sempre più veloce, la possibilità di cambiare diventa funzionale alle evoluzioni del business. Un provider sino a ieri poco rilevante può diventare improvvisamente appetibile, perché offre una soluzione che oggi aderisce alla mia realtà e ai miei processi molto meglio degli strumenti attualmente in uso.

Se pensiamo poi alle applicazioni cloud, questo scenario è ancora più frequente. Le applicazioni cloud vengono tipicamente implementate con un numero limitato di personalizzazioni, proprio per non perdere i benefici del cloud: è l’azienda che, compiendo uno sforzo di adattamento, aderisce alle Best Practice proposte dal provider. Quando identifico un altro fornitore che ricalca meglio le esigenze dell’azienda, è quindi un grande vantaggio il poter passare al nuovo software con relativa facilità – cosa che la subscription, in linea teorica, permette di fare.

La possibilità di cambiare è fondamentale anche per esigenze più spicciole di cost-saving. Durante lo scorso anno abbiamo assistito a un aumento dell'inflazione in tutto il mondo, in particolare in Europa. Molti software vendor hanno aumentato i costi delle subscription, e questo ha di conseguenza indotto molte aziende utilizzatrici a valutare cambi a favore di competitor più economici.

In definitiva, la flessibilità garantita dalla subscription rappresenta un vantaggio indiscusso e rende più facile restare al passo con le trasformazioni del proprio business, dotandosi di volta in volta delle migliori applicazioni best-of-breed. Questo è vero, a patto di non trascurare un aspetto chiave: la metodologia di integrazione.

Cogliere i benefici della subscription si può... Con la giusta metodologia di integrazione

Consideriamo, per fare un esempio, un'azienda che un paio di anni fa abbia deciso di utilizzare un CRM in modalità subscription, con la certezza che avrebbe potuto cambiare CRM se la scelta fosse risultata non più adeguata. L'integrazione tra il CRM e alcune applicazioni dell'azienda (ad esempio uno strumento di fatturazione, un ERP contabile, un tool per il Customer Support) è stato uno dei primi progetti completati per rendere operativo il CRM e usufruire dei suoi benefici a livello organizzativo e di business.

Arriviamo a oggi. Per necessità evolutive o di cost-saving, questa azienda decide di cambiare fornitore di CRM, disdettando il contratto in essere e attivandone uno nuovo. È proprio a questo punto che il sogno si infrange: la promessa di poter cambiare il CRM si trasforma in delusione e frustrazione, perchè si scopre che non è così immediato. Anzi, è un progetto che richiede costi e tempi elevati, soprattutto se il CRM è stato integrato con molte applicazioni legacy.

Quali sono i motivi che hanno portato a questa difficoltà nella sostituzione?

La radice del problema riguarda la metodologia utilizzata nell'integrazione del CRM con gli altri sistemi. Seguendo un'integrazione diretta tra le applicazioni (punto a punto), altrimenti nota come Application Integration, lo scambio dati è stato cablato esattamente secondo le aspettative e le logiche delle due applicazioni, senza disaccoppiarle tra loro.

Nel caso di sostituzione di un'applicazione, questo comporta il rifacimento completo di tutti gli scambi dati da e verso quell'applicazione, incluse le nuove logiche sui dati del nuovo applicativo. Un progetto mastodontico, talmente impegnativo che l’azienda desiste oppure opta per una soluzione alternativa: affiancare il nuovo CRM best-of-breed a quello esistente stratificando e sovrapponendo applicativi simili solamente per semplificare il pattern di integrazione attorno alla nuova applicazione (CRM over CRM). Non una soluzione ottimale, considerati anche i maggiori costi sul medio-lungo periodo.

È però anche possibile integrare le applicazioni in modo più efficiente, seguendo una metodologia basata sulla Data Integration che prevede l’introduzione di un intermediario e il completo disaccoppiamento tra applicazioni. Questa metodologia permette a ogni applicazione di pubblicare i dati secondo i propri tempi e le proprie regole di rappresentazione (entità di business ed attributi), condividerli con le altre applicazioni, le quali utilizzano i dati secondo le proprie regole, entità di business e attributi, senza vincolarsi alla rappresentazione dei dati espressi nell'origine.

Tornando al nostro esempio, la sostituzione del CRM integrato secondo questa modalità riguarda solo lui stesso, il flusso di acquisizione dei dati esposti dalle altre applicazioni, e il rispetto dell'interfaccia dei dati da esporre verso le altre applicazioni. L'impatto progettuale è molto più limitato, sia nei tempi sia nei rischi.

In conclusione, la scelta della metodologia di integrazione è una scelta strategica: da questa dipende la possibilità reale di sfruttare la flessibilità promessa dai modelli a subscription. Solo integrando le applicazioni con la giusta strategia è davvero possibile “cambiare quando si vuole”, adottando le tecnologie best-of-breed che meglio aderiscono alla propria realtà e supportando così l’evoluzione del business.